Für alle, die zum ersten Mal ein Firmenevent planen, haben wir diese Informationen erstellt und bitten, diese ausführlich zu lesen.
Planungshilfe zum erfolgreichen Event in München
Inhaltsverzeichnis
- Gästeliste anfertigen
- Raumgröße berechnen
- Die Location suchen
- Kostenschätzung
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1. Gästeliste anfertigen
Um die richtige Raumgröße festzulegen müssen Sie wissen, wie viele Gäste Sie einladen wollen. Wenn Sie von der Gästeliste ca. 10% abziehen, haben Sie die gewünschte Personenzahl für Ihre Planung.
2. Raumgröße berechnen
Die richtige Raumgröße hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- die gewünschte Bestuhlung
- das gewünschte Rahmenprogramm
- die Art der Bewirtung
- Fluchtwegsverordnung und Durchgangsbreiten
Die gewünschte Bestuhlung
Folgende Faustregelen gelten bei der Berechnung der reinen Sitzfläche:
- an Biertischgarnituren oder an Stehtischen pro Pers 1 – 2 m², also 100 Personen = 100 – 200 m²
- an Eventgarnituren oder an eckigen Banketttafeln oder Banketttischen und Stühlen pro Pers. 1,5 – 3 m², also 100 Personen = 150 – 300 m²
- an runden Banketttischen pro Pers. 2,25 – 4 m², also 100 Personen = 2,25 – 400 m²
Das gewünschte Rahmenprogramm
Wenn Sie eine Band, einer Dinnershow oder sonst ein Bühnenprogramm wünschen, müssen wir die genaue technische Anforderung kennen, um die passende Bühnengröße einzuplanen, bzw. liefern zu können.
Wenn Sie eine Partyband oder einen DJ wünschen, benötigen Sie eine Tanzfläche von mindestens 1/3 der Gästezahl in m², also bei 100 Personen = ca. 33 m²
Die Art der Bewirtung
Von der Art der Bewirtung hängen die Cateringflächen ab, die dafür notwendig sind.
Bei Buffet müssen die entsprechenden Buffettische oder Buffethütten mit einer Abstandsfläche zu den Gästen von mindestens 2 m eingeplant werden.
Bei Menü muss die mobile Küche entsprechend größer geplant sein, um Arbeitstische zum Anrichten aufstellen zu können.
Die entsprechenden Cateringflächen für mobile Küche und Bar- & Schankbereich errechen wir Ihnen genau, bzw. zeichnen diese im Plan entsprechend ein.
Es müssen auch Lagerflächen für Getränke, Gläser und Geschirr eingeplant werden.
Fluchtwegsverordnung und Durchgangsbreiten
Die Durchgangsbreiten der Hauptdurchgänge und Fluchtwege betragen bei
- ab 100 m² Raumgröße oder 100 Personen = 1,20 m
- ab 300 m² Raumgröße oder 300 Personen = 1,80 m
- ab 400 m² Raumgröße oder 400 Personen = 2,40 m
- ab 500 m² Raumgröße oder 500 Personen = 3,00 m
- ab 600 m² Raumgröße oder 600 Personen = 3,60 m
- ab 700 m² Raumgröße oder 700 Personen = 4,20 m
- ab 800 m² Raumgröße oder 800 Personen = 4,80 m
- weitere 100 m² oder 100 Personen zuzüglich 60 cm Breite
Die Zwischengänge sind abhängig vom Catering:
Bei Selbstbedienung und Buffet müssen mindestens 1,20 m gerechnet werden,
bei professionellem Servicepersonal reichen 80 – 100 cm.
3. Die Location suchen
Mit den zuvor genannten Angaben können Sie nun entscheiden, wo Sie Ihre Veranstaltung planen wollen:
- im Firmengebäude
- in einer externen Location oder
- in einem Eventzelt auf dem Firmengelände.
Wenn Sie sich für ein Zelt auf dem Firmengelände entscheiden achten Sie bitte darauf, dass Sie auch das passende Grundstück dazu haben. Die Außenanlage sollte optisch genau so ansprechend und einladend sein, wie später einmal das Festzelt innen.
In der Location sollte für alle Geräte und Technik ausreichend Strom, sowie im Küchenbereich ein Wasseranschluss vorhanden sein.
Stromlogistik für Ihr Firmenfest
Wir übernehmen für Sie die komplette Stromlogistik mit Stromverteilung und berechnen im Vorfeld den genauen Strombedarf für Ihr Firmenevent:
Zur Errechnung des Strombedarfs benötigen wir alle Wattzahlen:
- der Koch-, Kühl- und Warmhaltegeräte, Kaffeemaschinen
- der Raum- & Dekobeleuchtung
- der Licht- und Tonanlage, Veranstaltungstechnik.
Mit diesen Angaben lassen Sie von Ihrem Hauselektriker prüfen, ob im Firmengebäude oder auf dem Grundstück eine ausreichende Stromversorgung (Starkstrom) vorhanden ist, oder ob über die Stromversorgungsfirma entsprechende mobile Baustromkästen frühzeitig beantragt und zur Verfügung gestellt werden müssen.
Je genauer da im Vorfeld recherchiert wird, desto weniger kann etwas schief gehen. Lieber gleich den Stromverbrauch sicherheitshalber höher einschätzen. Ein plötzlicher Stromausfall während der Veranstaltung könnte eine Katastrophe sein.
Für den Notfall gibt es zwar Stromaggregate, aber die muss man auch erst einmal kurzfristig bekommen und die Lärmbelästigung dazu, ist bei einem Firmenevent auch nicht unbedingt passend.
4. Kostenschätzung für eine Firmenfeier in München
Als Faustregel zur groben Kostenschätzung finden Sie hier unsere aktuellen Richtpreise:
Der nächste Schritt
Wir empfehlen immer ein ausgiebiges Informations- und Beratungsgespräch, welches Grundlage für die Erstellung eines Angebotes ist. Erst wenn wir die Örtlichkeit und alle Details zur geplanten Veranstaltung genau kennen, können wir Ihnen ein verbindliches Kostenangebot erstellt werden.
Damit es im Nachhinein keine versteckten Kosten wegen Zufahrts- oder Aufbauprobleme gibt ist es niemals möglich, ohne das Gelände vorher genau zu kennen, verbindliche Preise zu nennen.
Vertrauen Sie niemals blind den Personenangaben von Location-Betreibern oder Zeltverleihbetrieben.
Die meisten Angaben zur Personanzahl entsprechend nicht der Versammlungsstättenverordnung und Brandschutzverordnung und dienen rein nur um Kunden zu gewinnen nach dem Motto: das geht schon!
Überlassen Sie bitte immer uns die Raumeinteilung und Eventplanung. Wir sind die Profis, die erfahrungsgemäß und praktisch denken, damit der ganze Veranstaltungsablauf optimal und reibungslos abläuft. Der Laie denkt oft nicht an die sinnvollen Logistikwege für Küche und Personal.
Wenn Sie jetzt ein verbindliches Angebot wünschen, klicken Sie bitte auf unsere Leitfaden !